Gesforme est un logiciel métier conçu pour centraliser et automatiser la gestion administrative, pédagogique et commerciale de votre organisme de formation. Si vous cherchez à réduire le temps passé sur les tâches répétitives, à sécuriser vos obligations réglementaires et à piloter votre activité grâce à des données fiables, vous êtes au bon endroit. Ce guide vous explique concrètement ce que Gesforme peut faire pour vous, comment le paramétrer efficacement dès le départ, et quelles pratiques adopter pour en tirer le meilleur parti au quotidien.
Comprendre Gesforme et ce qu’il peut apporter à votre organisme
Avant d’entrer dans les détails techniques, il est essentiel de situer Gesforme dans votre écosystème de gestion de la formation. Ce logiciel s’adresse aux organismes de formation, centres de formation continue, CFA ou services formation internes qui cherchent à structurer leur gestion et à gagner en efficacité. Il répond aux enjeux administratifs, réglementaires et commerciaux auxquels vous êtes confronté chaque jour.
À quoi sert Gesforme dans la gestion d’un organisme de formation
Gesforme centralise la gestion administrative et pédagogique de vos actions de formation en un seul endroit. Vous pouvez y suivre vos sessions, vos stagiaires, vos intervenants et vos conventions sans multiplier les fichiers Excel ou les outils disparates. L’objectif principal est de réduire les tâches répétitives comme la saisie multiple des mêmes informations et de sécuriser votre conformité réglementaire. Par exemple, plutôt que de ressaisir les coordonnées d’un stagiaire dans trois documents différents, vous les enregistrez une fois dans Gesforme, qui génère automatiquement convention, convocation et attestation.
Fonctionnalités clés de Gesforme : vue d’ensemble avant de se lancer
Le logiciel propose plusieurs modules intégrés qui couvrent l’essentiel de votre activité. Vous retrouvez la gestion des sessions et des plannings, la constitution de catalogues de formation, le suivi des dossiers stagiaires, mais aussi des outils de gestion commerciale, de facturation, de reporting et parfois des portails web pour vos clients ou vos formateurs. Cette vue d’ensemble vous aide à identifier rapidement ce que vous utiliserez en priorité selon la taille et la maturité de votre structure. Un petit organisme commencera souvent par le suivi des sessions et la facturation, tandis qu’une structure plus importante exploitera également les droits utilisateurs avancés et les tableaux de bord multi-sites.
Gesforme est-il adapté à tous les types d’organismes de formation ?
Gesforme peut convenir aussi bien à un petit organisme qu’à une structure multi-sites, à condition de bien paramétrer les profils et droits d’accès. Les besoins ne seront pas les mêmes pour un CFA qui gère des contrats d’apprentissage, une école qui organise des cursus diplômants ou un organisme de formation professionnelle continue qui traite avec plusieurs OPCO. Il est donc utile de clarifier vos processus internes avant de déployer totalement le logiciel. Posez-vous ces questions : qui saisit quoi, à quel moment, et quelles sont vos obligations réglementaires spécifiques ? Cette réflexion préalable conditionne l’efficacité de votre déploiement.
Paramétrer Gesforme pour gagner du temps dès les premières semaines
Les gains de productivité viennent surtout d’un bon paramétrage initial, parfois négligé par manque de temps ou d’accompagnement. En prenant quelques heures dès le départ pour structurer votre base, vous évitez de nombreux allers-retours et doublons de saisie. Cette section vous guide sur les priorités à régler pour que Gesforme reflète réellement votre façon de travailler.
Structurer votre catalogue formation et vos sessions dans Gesforme
Commencez par organiser votre catalogue de formations : intitulés précis, durées, objectifs pédagogiques, tarifs et modalités (présentiel, distanciel, mixte). Ensuite, créez des modèles de sessions types que vous dupliquerez selon le calendrier et le public ciblé. Cette base claire facilite l’édition automatique des conventions, convocations et programmes. Par exemple, si vous proposez une formation « Gestion de projet » qui revient chaque trimestre, le modèle de session contiendra déjà les informations récurrentes : durée, programme, prérequis. Il vous suffira de préciser les dates et le lieu pour chaque nouvelle session.
Configurer les modèles de documents pour vos conventions et attestations
Gesforme permet d’intégrer vos modèles de conventions, feuilles d’émargement, attestations et certificats au format Word ou PDF éditable. Prenez le temps de les harmoniser avec votre charte graphique et vos mentions légales obligatoires (numéro de déclaration d’activité, mentions Qualiopi, conditions générales de vente). Une fois ces modèles validés, chaque nouvelle session bénéficiera d’une génération de documents quasi instantanée, avec remplissage automatique des champs variables comme les noms, dates et lieux.
Comment organiser les droits utilisateurs et les profils collaborateurs
La gestion des droits conditionne la fiabilité des données dans Gesforme. Définissez des profils adaptés selon les rôles : administratif, formateur, commercial, direction. Cela permet de limiter les erreurs de manipulation et de sécuriser certaines informations sensibles, tout en laissant de l’autonomie aux équipes sur leur périmètre. Par exemple, un formateur peut consulter son planning et saisir les présences, mais ne peut pas modifier les tarifs ou accéder aux données financières. Un commercial peut créer des devis et des sessions, mais ne peut pas clôturer la comptabilité.
Exploiter Gesforme au quotidien pour la gestion administrative et commerciale
Une fois le socle en place, Gesforme devient le centre névralgique de votre gestion de formation. L’enjeu est d’ancrer de bons réflexes d’utilisation chez l’équipe, afin de limiter le recours à des fichiers Excel parallèles qui créent des doublons et des erreurs. Voici comment suivre les stagiaires, piloter votre activité et mieux communiquer avec vos clients.
Suivi des stagiaires, présences et feuilles d’émargement avec Gesforme
Gesforme facilite l’enregistrement des inscriptions, le suivi des présences et la gestion des absences en temps réel. Vous pouvez éditer rapidement les feuilles d’émargement, puis saisir les retours signés pour alimenter vos bilans pédagogiques. Cela vous aide aussi à préparer les justificatifs nécessaires pour les financeurs ou l’OPCO. Par exemple, si un stagiaire s’absente une demi-journée, vous le notez dans Gesforme, qui recalcule automatiquement le nombre d’heures réalisées et ajuste l’attestation finale. Cette traçabilité est essentielle pour justifier les versements des financeurs et répondre aux exigences Qualiopi.
Comment utiliser Gesforme pour la facturation et le suivi des paiements
Le logiciel relie vos sessions de formation à vos devis, conventions et factures. Vous suivez l’état des règlements, les restes à payer et les éventuels retards de paiement en quelques clics. Cette vision unifiée simplifie les échanges entre vos équipes commerciales, administratives et comptables. Vous pouvez par exemple paramétrer des relances automatiques pour les factures impayées, éditer des échéanciers de paiement pour les clients qui règlent en plusieurs fois, et exporter vos données comptables vers votre logiciel de gestion financière. Cela évite les oublis et accélère le recouvrement.
Gesforme et la conformité Qualiopi : quels atouts pour vos indicateurs qualité ?
Gesforme peut vous aider à tracer les données utiles pour vos indicateurs Qualiopi, notamment sur le suivi des publics, l’évaluation des formations et l’insertion professionnelle. Vous centralisez preuves, évaluations à chaud et à froid, et historiques des actions de formation. Cela rend vos audits plus fluides, car vous retrouvez facilement les éléments demandés. Par exemple, l’indicateur 3 du référentiel Qualiopi exige de mesurer la satisfaction des stagiaires : Gesforme stocke vos questionnaires d’évaluation, calcule automatiquement les taux de satisfaction et conserve l’historique sur plusieurs années. Vous gagnez un temps précieux lors de vos audits de surveillance ou de renouvellement.
Bonnes pratiques, astuces et limites à connaître avant d’adopter Gesforme
Comme tout logiciel métier, Gesforme a ses forces, ses contraintes et demande un minimum d’accompagnement au changement. Anticiper ces points vous évite des frustrations et des projets qui s’enlisent. Cette dernière partie partage des retours de terrain, des conseils concrets et quelques vigilances utiles.
Quelle organisation interne prévoir pour réussir le déploiement de Gesforme ?
Désignez un référent Gesforme chargé de centraliser les questions et d’animer la montée en compétence de l’équipe. Planifiez quelques temps de formation interne, même courts, pour homogénéiser les pratiques et conventions de saisie. Une gouvernance claire limite rapidement les écarts de qualité dans les données saisies. Par exemple, convenez ensemble de la façon de nommer les sessions (avec ou sans code, quelle nomenclature), de la fréquence de mise à jour des présences, et de qui valide quoi avant facturation. Ces règles simples évitent les doublons, les incohérences et les pertes de temps.
Astuces concrètes pour mieux exploiter les tableaux de bord et rapports Gesforme
Les fonctionnalités de reporting peuvent devenir de vrais outils de pilotage, au-delà du simple export Excel. Identifiez les indicateurs clés pour votre stratégie : taux de remplissage des sessions, chiffre d’affaires par formation, répartition du financement par OPCO, nombre de stagiaires formés par mois. Ajustez ensuite vos tableaux de bord pour les consulter régulièrement en réunion de direction. Vous pouvez par exemple créer un tableau de bord commercial qui affiche en temps réel le pipeline de devis en cours, le taux de transformation et le chiffre d’affaires prévisionnel. Cela facilite la prise de décision et l’ajustement de votre offre.
Limites possibles de Gesforme et questions à se poser avant de s’équiper
Comme tout logiciel de gestion de formation, Gesforme peut nécessiter des développements spécifiques ou des interfaces avec d’autres outils. Interrogez-vous sur vos besoins d’intégration avec votre logiciel de comptabilité, votre LMS (plateforme de formation en ligne) ou votre site web avant de signer. Prenez aussi en compte l’accompagnement, la formation et le support proposés par l’éditeur, souvent décisifs pour une adoption réussie. Par exemple, si vous utilisez déjà un CRM pour gérer vos prospects, vérifiez que Gesforme peut s’y connecter pour éviter les doubles saisies. De même, si vous proposez des formations à distance, assurez-vous que Gesforme peut échanger des données avec votre LMS pour récupérer automatiquement les taux de complétion et les résultats des apprenants.
| Point de vigilance | Question à se poser |
|---|---|
| Intégration avec la comptabilité | Gesforme peut-il exporter mes écritures comptables au format de mon logiciel ? |
| Connexion avec un LMS | Puis-je synchroniser les inscriptions et les résultats entre les deux outils ? |
| Accompagnement au démarrage | L’éditeur propose-t-il une formation initiale et un support réactif ? |
| Évolutivité | Le logiciel pourra-t-il suivre la croissance de mon organisme ? |
En adoptant Gesforme avec méthode, en prenant le temps de bien le paramétrer et en formant vos équipes, vous transformerez ce logiciel en véritable levier de productivité et de conformité. L’essentiel est de partir de vos processus réels, de désigner un référent interne et de ne pas hésiter à solliciter l’éditeur pour adapter l’outil à vos spécificités. Vous gagnerez ainsi en sérénité au quotidien et disposerez enfin d’une vision claire et fiable de votre activité de formation.
